5 Tips Mengatur Waktu untuk Meningkatkan Produktivitas

Pernahkah kita merasakan kerjaan yang kita lakukan tidak pernah selesai? setiap hari waktu terasa cepat berlalu tanpa kita sadari. Pertanyaan selanjutnya, pencapaian apa yang sudah kita dapatkan dari apa yang kita kerjakan?

Pada dasarnya, setiap orang memiliki waktu yang sama setiap hari nya yaitu 24 jam. Mungkin waktu tersebut terasa kurang sehingga aktivitas yang dilakukan terasa tidak pernah selesai.

Untuk dapat mengatur waktu lebih baik, mari kita simak 5 tips dalam mengatur waktu untuk meningkatkan produktivitas.

1. Buat agenda kegiatan

Pernah gak mengalami hari ini mau mengerjakan apa? atau target apa yang akan kita selesaikan? Untuk mengatasi hal tersebut, kamu dapat membuat agenda/jadwal kegiatan apa saja yang akan kita kerjakan di minggu depan. Jadwal ini berisi daftar pekerjaan yang akan dikerjakan pada minggu depan. Kenapa harus dibuat jadwal setiap minggu? Agar pada saat bekerja sudah tahu apa saja yang akan dikerjakan.

2. Tentukan prioritas pekerjaan

Setelah membuat Jadwal, mungkin kamu masih bingung pekerjaan mana yang perlu diselesaikan lebih dulu. Pernah dengar Matriks Eisenhower atau Matriks Penting? Matriks ini membantu kamu membagi tugas yang harus diselesaikan mulai dari yang terpenting hingga tidak penting. Matriksnya membagi tugas ke dalam 4 kuadran seperti berikut ini:

Dari matriks di atas, kita dapat membagi tugas menjadi:

⚬ Tugas penting-mendesak: merupakan tugas yang harus diutamakan dan harus diselesaikan terlebih dahulu. Tugas ini penting dan mungkin dapat memengaruhi hidup atau karier kamu. Manfaatkan waktu yang kamu miliki di pagi hari untuk menyelesaikannya.

⚬ Tugas penting-tidak mendesak: tugas ini penting, tapi tidak mendesak. Maka dari itu, kamu bisa menjadwalkan ulang untuk mengerjakan tugas ini. Kamu dapat mengerjakan tugas ini setelah tugas penting-mendesak selesai. Meskipun tidak mendesak, jangan menunda untuk mengerjakannya agar tidak menumpuk.

⚬ Tugas tidak penting-mendesak: meskipun sifatnya tidak penting, tapi tugas ini mendesak. Kamu bisa mendelegasikan atau bisa meminta tolong rekan kerjamu untuk mengerjakannya.

⚬ Tugas tidak penting-tidak mendesak: kata kunci dari kuadran ini adalah eliminasi atau hapus tugas ini dari to-do list kamu. Karena sifatnya tidak mendesak dan tidak penting untuk dikerjakan.

3. Membuat to-do list

Agar setiap agenda dan prioritas kita dapat dilaksanakan dengan baik, langkah berikutnya yaitu membuat to-do list berdasarkan prioritas yang telah dibuat sehingga agenda/kegiatan dapat kita kerjakan dengan terstruktur. Kamu bisa membuat to-do list di buku catatan, sticky notes, atau aplikasi seperti Notion, Trello, Any do, dan lainnya. Pilih cara yang paling nyaman dan kamu sukai. To-do list atau perencanaan yang kamu buat mungkin tidak akan berjalan mulus, tapi paling tidak kamu punya acuan setiap harinya.

4. Tetapkan batas waktu untuk menyelesaikan setiap tugas

Agar kamu dapat bekerja dengan lebih fokus dan disiplin, belajarlah untuk menetapkan batas waktu untuk setiap tugas. Kamu bisa coba metode "pomodoro", dimana metode tersebut dapat membuat kita menjadi lebih fokus dalam menyelesaikan pekerjaan.

Apa yang dimaksud dengan pomodoro? Pomodoro adalah teknik fokus dengan interval selang waktu. Melalui teknik ini kamu harus fokus dalam selang waktu tertentu, contohnya 25 menit. Setelah waktu habis, kamu diharuskan istirahat selama 5 menit. Cara ini dilakukan sebanyak 4 babak, setelah itu kamu bisa beristirahat lebih lama asal tidak lebih panjang daripada waktu untuk fokus.

5. Beristirahat

Bekerja terlalu lama tanpa jeda istirahat membuat kamu merasa lelah dan sulit fokus. Oleh karena itu, jangan lupa ambil jeda istirahat, ya. Beristirahat merupakan hal yang penting agar otak dan mata kamu tidak kelelahan.